그룹웨어를 도입하는 궁극적인 목표는 협업 효과를 통해 기업 내부의 생산성을 향상 시키는 것이다. 그리고 이를 달성하기 위해서는 업무 효율을 높일 수 있는 방법이 도입되어야 하는 것은 당연한 것이다.
현재에도 그룹웨어는 이러한 목표를 달성하기 위한 여러 방법들이 진행되고 있다. 그러나 기업의 만족도를 높이는 것에는 실패하고 있는 것이 현실이다.
여기에는 여러 원인이 있겠지만 다음과 같은 변화가 이루어 진다면 협업을 통해 업무 효율을 향상시키고, 생산성을 높일 수 있는 목표를 달성할 수 있다.
1. 협업 효율을 극대화하여 업무 효율을 향상시키고 기업 경쟁력을 강화시켜야 한다.
2. 언제, 어디서나 그리고 이동 중에도 정보의 신속한 순환이 가능하여야 한다.
3. 생산성을 향상시키고 지속적인 업무 프로세스를 개선하여 경영 혁신을 완성시켜야 한다.
그룹웨어는 웹에 기반하여 어디서나 협업을 진행할 수 있는 형태의 ‘1세대 환경’에서 현재는 메신저를 연계하여 통지하는 ‘2세대 환경’이라 말할 수 있다. 그러나 여기에는 개선해야 할 적지 않은 내용이 포함되어 있는 것도 사실이다.
예를 들어 ‘Web 2.0’ 환경 지원 여부와 메신저와의 연계, 그 밖에 효율을 높이는데 이용될 수 있는 도구의 통합과 그에 따른 표준화 문제 그리고 스마트폰과 같이 이동 중에도 협업을 진행할 수 있는 환경의 필요성이 점차 대두되고 있기 때문이다.
이러한 환경을 통해 생산성 향상이라는 궁극적인 목표를 달성할 수 있을 것으로 전망하고 있기 때문에 ‘차세대 환경’이라는 표현이 지나치지는 않을 것이다. 최근에는 Gartner와 같은 IT리서치 기관이나 HP, IBM과 같은 시스템 통합 업체에서는 외부의 환경 변화에 민첩하게 대응할 수 있는 환경 개선과 실시간으로 진행 할 수 있는 신속한 업무 대응 방식과 의사결정의 필요성을 강조하고 있다. 물론 그룹웨어는 이러한 환경 변화의 필요성에 가장 절실하게 반영되어야 할 부분 중 하나이기도 하다.
그렇다면 이를 구체적으로 실행 시킬 수 있는 현실적인 방안들을 살펴보도록 하자!
- 웹에 기반한 그룹웨어를 ‘Web 2.0’ 환경으로의 개선이 필요하다.
우리가 익히 알고 있는 대부분의 그룹웨어는 웹 환경을 기반하며, 기업 내부에서 협업 할 수 있는 인트라넷 환경에서 지원하고 있다. 때문에 효율을 높이기 위한 시도는 자연스럽게 이것을 기반으로 시작이 이루어 지는 것이 현실이라 말할 수 있다. 현재는 ‘Web 2.0’ 환경은 낯설지 않은 표현이 되었다. 그리고 이것이 그룹웨어 환경에 적용되어야 하는 것은 어쩌면 당연한 것으로 보인다.
그렇기 때문에 최신 그룹웨어 환경이라면 기술적인 부분에서 Ajax가 지원되는 비동기 환경과 개념적인 부분에서 기업 내부에서만 활용되던 폐쇄적인 그룹웨어 환경을 때론 관계된 모든 사람(필요로 하는 경우 고객 포함)을 참여시킬 수 있도록 개방하고, 공유할 수 있는 환경 개선이 필요한 현실에 직면하고 있다.
- 업무의 변화에 신속하게 대응할 수 있도록 환경을 개선하여야 한다.
그룹웨어에서 협업이란? 조직 내부의 활동과 외부와의 협조와 연락이 가능한 모든 활동이 포함된다. 이것은 조직이 크면 클수록 내부와 외부의 변화가 더욱 다양해질 가능성이 커질 수 있을 것이란 추측이 가능하다. 예를 들어 조직 개편이 대표적이며, 팀제가 활성화 된 기업에서 프로젝트와 TF팀, 내부의 활동을 현업에 활용하는 동우회 등 다양한 협업 활동에서 일어날 수 있다.
이러한 다양한 변화를 협업 활동에 즉각적으로 반영할 수 있도록 서비스 지향적이며 동적인 환경을 제공하여 기업 내부의 변화에 민첩하게 대응한다면 생산성 향상에 커다란 도움이 될 것이다. 그리고 이런 민첩함이 필요에 따라 구성되고 협업을 위한 업무 프로세스에 활용된다면 적지 않은 시간과 비용 그리고 인력 문제까지 해결할 수 있는 원동력이 된다.
- 신속한 정보의 순환이 협업 환경에 필요하다.
웹 환경은 어디에서나 이용할 수 있는 환경을 제공하기 때문에 컴퓨터가 있는 곳이라면 이용이 가능하다. 그렇기 때문에 반드시 필요한 그룹웨어 환경이라 말할 수 있다. 그러나 웹 환경 만으로 협업 효율을 높일 수 있다고 생각하지는 않기를 바란다. 왜냐하면 협업을 하기 위해서는 정보의 순환이 아주 중요한 문제인데, 웹 환경은 이를 극복하기 위한 뚜렷한 방법이 없기 때문이다.
예를 들어 웹 환경만으로 정보의 순환을 빠르게 할 수 있는 유일한 방법은 얼마자 자주 협업할 내용이 있는지 확인하는 것뿐이다. 정보가 전파되는 개념이 아니라 정보를 찾아야 하는 개념이기 때문에 정보의 순환이 빨라지기 보다는 시간이 지날수록 정보의 가치가 낮아지기 때문에 사용빈도가 낮아지는 악순환의 고리에 빠지게 된다.
그렇기 때문에 메신저와 같은 실시간 환경과 연계한 방법으로 정보의 순환을 신속히 할 수 있는 방법이 나오게 되었다. 그리고 협업 가능한 내용을 표준화된 환경으로 구성하여 아웃룩이나 FTP와 같은 프로그램과 그 밖의 자동화 도구를 이용하여 협업 활동을 편리하고 신속하게 진행할 수 있는 환경 또한 필요로 한다. 그러나 업무를 통지하고 자동화 도구를 이용하여 업무 효율을 높일 수 있는 것은 사실 이지만, 무엇보다 중요한 것은 이러한 방법 또한 컴퓨터 앞에서나 이용 가능한 것이기 때문에 많은 시간을 자리를 비우고 있거나 컴퓨터를 이용할 수 없는 상황에 놓인다면 협업 자체가 중단되는 경우가 발생하게 된다.
※ 왜 신속한 정보의 이동이 중요한 것인가?
신속한 정보 공유가 이루어진다는 것은 보다 빠른 시간에 피드백이 이루어지게 되므로 네트워크의 전체 규모를 성장시키고, 협업 효과와 효율이 현업에 반영되어 정보의 질적 향상과 양적 팽창을 이끌어 낼 수 있다.
- 이동 중에도 협업 할 수 있는 환경 구성이 필요하다.
최근에 스마트폰에 대한 관심이 높아지고 있다. 그러한 이유 중에는 이동 중에도 협업할 수 있는 방법을 제공하기 때문이다. 그 중심에는 전자메일을 이용할 수 있는 것과 같은 대표적인 방법이 있다. 그리고 그 밖의 협업 활동에 이용할 수 있는 방법의 필요성이 현업에서 대두되고 있다. 왜냐하면 컴퓨터 앞에서나 가능하던 작업이 자리를 비움으로 발생하던 공백이나 지연을 극복할 수 있는 방법을 제공할 수 있게 되었기 때문이다.
신속히 협업 활동에 반영 시킬 수 있는 '차세대 그룹웨어' 환경은 어디서나 이용할 수 있는 웹 환경, 실시간으로 협업 할 수 있는 자동화된 도구, 이동 중에도 이용할 수 있는 스마트폰 등 그 밖의 어떠한 도구를 이용하던 동일한 정보를 이용할 수 있는 환경이 필요한 상황에 직면하게 되었다.
- 차세대 그룹웨어 환경을 주도할 국내 주체 세력이 없다.
'차세대 그룹웨어' 환경은 다양한 환경에서 동일한 정보를 신속히 처리하거나 활용할 수 있도록 보장하는 것이다. 마이크로소프트의 Exchange Server와 Outlook, IBM의 Domino Server와 Domino Express가 대표적이라 할 수 있다. 그리고 이들 환경은 웹을 지원하는 OWA(Outlook Web Access), SharePoint, Lotus Notes와 같은 그룹웨어와 통합되어 있으며, 표준화된 환경에 기반하기 때문에 다른 클라이언트 도구와 호환 가능하다. 그리고 이동 중 이용할 수 있는 스마트폰과도 호환 가능하도록 구성되어 있다.
그러나 국내의 그룹웨어 환경은 Exchange나 Domino Server와 같은 미들웨어 솔루션 개발에 상대적으로 소홀 했기 때문에 다양한 클라이언트 환경이나 이동 중 협업할 수 있는 환경 제공에 어려움을 겪고 있다. 그렇기 때문에 최근에는 국내에서 주도되던 그룹웨어 환경이 이들 솔루션을 도입하는 추세로 접어드는 것이 아닌가 하는 조심스런 관측이 진행되고 있다. (국내에 도입된 그룹웨어는 대부분 웹에 기반하기 때문에 이들 솔루션을 도입하기 위해서는 완전한 교체가 이루어지는 것이 대부분이며, 그 비용 또한 과거와 비교할 수 없을 정도로 높아질 수 있다.)
- MS Exchange, IBM Domino 그리고 ‘WareBox Exchange’가 있다.
국내의 ‘차세대 그룹웨어’를 선도할 뚜렷한 주체세력이 없는 것은 사실이다. 그렇기 때문에 시장이 활성화 되지 못하는 원인도 있겠지만 지난 세대를 주도했던 세력은 이를 해결할 방법이나 기술적인 배경이 준비되어 있지 않기 때문에 이들 주체 세력에 의해 ‘차세대 그룹웨어’ 시장이 전개되기는 어려울 것으로 전망된다.
그러나 지난 주체 세력은 아니지만 국내에도 ‘WareBox Exchange Server’와 ‘WareBox Dual’이라는 클라이언트 솔루션이 있다. ‘WareBox Exchange Server’는 데이터베이스 기반의 환경을 제공하여 웹 기반의 그룹웨어와 통합된 환경을 지원한다. 그리고 보다 다양한 그룹웨어 기능을 제공하는 실시간 기능과 통합된 클라이언트 환경인 ‘WareBox Dual’ 있다. 물론 표준화된 프로토콜을 제공하기 때문에 현재 이용중인 다양한 클라이언트 환경을 그대로 이용할 수도 있다. 특히, 스마트폰을 이용하는 경우 전자메일 이외에도 게시물을 받아보거나 전자결재를 진행할 수 있는 환경까지 제공한다.
- WareBox Exchange Server & WareBox Dual
웨어박스 솔루션은 윈도우 환경에서 구성이 가능하다. 누구나 쉽게 설치할 수 있는 설치프로그램을 제공하고 있으며, 관련 매뉴얼 또한 잘 갖추어 있기 때문에 서버와 관련되어 어렵게 느껴졌던 설치 작업도 무난히 해결할 수 있다.
설치 이후에는 익숙한 사용자 인터페이스 환경에서 운영이 가능하며, 웹과 익스체인지의 매뉴얼과 클라이언트와 관련된 도움말이 이미 구성되어 있기 때문에 관리자와 사용자에게 직접적인 도움을 제공할 수 있다.
현재 웨어박스 솔루션은 웹 기반 그룹웨어와 웨어박스 익스체인지 무료 평가판을 제공하고 있으며, 클라이언트 프로그램 또한 무료로 제공 받을 수 있다 . 정식 버전과 기능상의 차이나 제한이 없이 이용할 수 있으며, 서버 환경은 120일 라이센스가 적용되어 있다. 만약, 무료로 계속하여 이용하길 원한다면 회사의 타이틀이 변경되지 않는 광고 버전의 라이센스를 신청할 수 있다.
웨어박스 차세대 그룹웨어 무료 평가판을 다운로드 할 수 있는 곳으로 이동
웨어박스 듀얼 클라이언트 프로그램을 다운로드 할 수 있는 곳으로 이동
웨어박스 웹과 익스체인지 평가판을 다운로드 받으려면 위에 링크된 사이트로 이동하면 된다. 그리고 다운로드 받은 파일을 설치한 후 운영하려면 라이센스가 필요한데, 다운로드 페이지에서 라이센스를 받을 이메일을 등록하면 무료 라이센스를 받아볼 수 있다.
※ 웨어박스는 언제, 어디서나 그리고 이동 중에도 활용할 수 있는 환경에서 협업 효율과 생산성을 높일 수 있도록 구성된 '차세대 그룹웨어' 솔루션입니다.