효율적인 협업을 위해 메신저 연계를 넘어, 보다 체계적이며 표준화된 서비스와 자동화된 사용자 환경으로 업무 효율을 극대화시켜 보십시오.
일반적인 기업에서 업무 효율을 높이기 위해 도입한 그룹웨어는 웹 기반에서 구성하고, 사용 효율을 높이기 위해 메신저를 연계하는 단계에 있습니다. 예를 들면 전자결재를 하기 위해 웹 환경만 갖추어져 있다면 결재자가 웹을 통해 결재내용을 확인하지 않는다면 결재가 아예 이루어지지 않거나 늦어질 수 밖에 없습니다. 이러한 결과는 업무 효율을 높이려는 취지와는 달리 오프라인을 통해 전자결재를 이용할 때보다 처리 자체가 늦어지는 현상이 발생할 수 있기 때문입니다.
이런 현상을 해결할 수 있는 방법은 결재 처리할 것이 있는지 결재자에게 알려주는 것입니다. 온라인에서 메신저를 연계하고 결재자에게 통지하여 결재할 내용이 있음을 알려주는 것입니다. 거의 실시간으로 전자결재가 이루어 질 수 있는 환경을 갖추게 되어 기대하는 업무 효율을 높일 수 있을 것입니다.
그러나 정작 중요한 것은 이러한 연계 작업이 협업 가능한 그룹웨어 전반에서 걸쳐 발생해야 하지만 여기에는 몇 가지 전제가 들어가게 됩니다. 예를 들어 메일이 발생한 시점에 알려주려면 메신저와 메일 서버간에 연계 작업이 이루어져야 합니다. 마찬가지로 게시물과 일정 그 밖의 협업 가능한 작업들에 대한 연계 작업이 요구될 수 있습니다.
메신저는 점차 만능이 되어가는 것으로 보여질 수 있습니다. 왜냐하면 내게 필요한 메시지가 통지되어 오기 때문에 업무 효율이 높아질 수 있기 때문입니다. 그러나 해결해야 할 문제점도 있습니다. 이런 통지된 내용을 사용자가 쉽게 인지할 수 있도록 체계적으로 관리할 필요성이 생기기 때문입니다. 더구나 과거의 자료를 관리해야 한다면 그 얘기는 점차 복잡해 질 수 있습니다.
과거의 메일도 보관되어야 하고, 체계적으로 관리되어야 한다면 오히려 메일 클라이언트와 같은 기능이 필요하게 됩니다. 마찬가지로 일정관리와 게시판 등을 관리할 일이 생기기 때문에 점차 만능이 되어야 하는 것은 어쩌면 당연한 현상처럼 보일 수 있습니다. 그러나 이러한 일은 복잡한 시스템을 만들게 되고, 오히려 표준화와는 점차 거리가 멀어지게 합니다. 협업의 규모가 늘어날수록 연계 작업은 많아지지만 전체 비용은 상승하게 되어 고스란히 소비자가 부담하게 될 것입니다.
이를 해결할 수 있는 방법은 메신저는 커뮤니케이션을 위한 실시간 환경으로 구성하여 슬림화하고, 정보를 수집하고 체계적으로 관리할 수 있는 사용자 환경을 제공하여 그 역할을 구분하게 하는 것입니다. 실제 MS Exchange와 Outlook 그리고 Live Communications, IBM의 Lotus Notes 기반 Domino 서버와 Domino Express 그리고 Same Time과 같은 환경이 그것입니다. 물론 이들이 환경 면에서 경쟁력이 있다는 것이지 비용을 줄일 수 있다는 얘기는 아닙니다.
더욱 외국기업과 관련 솔루션을 옹호하자는 것은 아닙니다. 예를 들어 설명하면 웨어박스 제품과 솔루션을 보다 쉽게 설명할 수 있었기 때문입니다. WareBox는 협업을 위한 그룹웨어 환경을 제공하며, WareBox Exchange와 WareBox Dual이라는 클라이언트 환경이 있습니다. 여기에는 실시간 메신저 환경과 정보를 체계적으로 수집하고 관리할 수 있는 아웃룩과 같은 환경이 존재하며, 유기적으로 연계되어 있는 것이 보다 큰 장점입니다. 물론 협업을 위한 웹 환경은 이젠 기본으로 제공하여야 합니다.
결론을 말씀 드리면 이렇습니다. 협업을 위한 그룹웨어는 웹 환경 만으로는 업무 효율을 높일 수 없습니다. 그렇기 때문에 메신저를 연계하는 방법이 나왔지만, 향후에는 메신저의 장점과 이를 체계적으로 관리할 수 있는 환경이 상호 보완 관계로 결합되어 보다 높은 사용 효율 제공하는 표준화된 체계를 구성할 필요가 요구되어야 할 것입니다.
다음은 WareBox Dual 사용자 화면으로 사용자 환경을 이해하는데 도움이 될 것으로 생각하며 참고에 도움이 되었으면 합니다.
WareBox Dual은 협업과 개인정보를 체계적으로 관리할 수 있도록 아웃룩 기능이 포함된 기본 프로그램과 커뮤니케이션을 위한 메신저 기능을 제공하도록 구성되었습니다.
프로그램 설치 이후 [환경 설정]을 통해 웨어박스 기본 프로그램 또는 메신저를 기본 프로그램으로 선택하여 이용할 수 있도록 통합된 환경을 제공합니다.
웨어박스 듀얼이 포함된 그룹웨어 평가판 다운로드
웨어박스 회원가입으로 듀얼 환경을 체험해 보십시오.