그룹웨어는 인터넷의 시작과 함께 지속적으로 성장해온 분야입니다. 국내도 웹 기반에서 기업의 협업 활동에 필요한 다양한 기능을 제공하며, 대부분의 그룹웨어가 국산화에 성공한 것으로 여겨지고 있습니다.
그런데 새삼스럽게 그룹웨어 환경에 새로운 활기를 불어넣는다는 것은 무슨 의미일까요?
잠시! 국산화에 성공한 배경을 살펴보는 것이 좋을 것 같습니다. 국내에서 현재 사용되는 그룹웨어는 대부분이 웹 기반에서 개발되었습니다. 그리고 바로 얼마 전 까지도 사용 효율을 높이기 위해 메신저와 연계한 ‘2세대 그룹웨어’가 대세인 경우도 있었습니다. 최근에는 사용 효율을 좀 더 높이겠다는 같은 명목으로 전통적인 웹 환경에서 ‘ActiveX’나 ‘Flex’환경으로도 개발이 이루어진 제품 또한 있습니다.
이러한 사용 효율을 높이려는 노력은 ‘메트컬프의 법칙’을 달성하는 것과 같은 맥락에서 그 의미를 찾을 수 있습니다. 즉, “사용자의 참여가 늘어날수록 네트워크 규모와 가치는 기하급수적으로 늘어나는 것입니다”. 그런데 지금까지 시도된 국내의 그룹웨어의 변화는 이러한 목표를 달성하기 위한 성과도 있었지만, 아쉬운 점도 있기 때문입니다.
예를 들면 폐쇄적인 그룹웨어 환경에서 게시판과 같은 공간의 일부를 고객(외부의 이해 관계자)에게 개방하고, 정보를 공유하여, 참여를 이끌어 낸다면 ‘웹 2.0’의 성공사례처럼 그룹웨어의 규모의 성장도 가능할 것입니다. 그러나 더욱 중요한 것은 사용자 인터페이스를 통한 효율 향상 이외에도 ‘작업의 연속성을 보장할 수 있는 환경’과 ‘자동화된 업무 환경을 통해 신속성을 보장하는 환경’을 갖추는 것에 있습니다.
해외의 경우 ‘블랙베리 증후군’이나 ‘아이폰의 성공사례’에도 나타난 스마트폰의 무서운 성장세를 간과할 수 없습니다. 왜냐하면 언제 어디서나 이동 중에도 협업 할 수 있기 때문입니다.
위의 그림에서처럼 그룹웨어 환경의 모든 정보는 "어떠한 환경을 이용하든 동기화 되어 작업의 연속성을 보장하여야 합니다". 어디서나 이용할 수 있는 웹 기반의 그룹웨어, 사용 효율을 높이고 자동화된 환경을 제공하는 아웃룩과 같은 클라이언트 환경, 이동 중에도 협업할 수 있는 스마트폰 환경과 같은 사용자 환경 모두를 동기화하여 작업의 연속성과 신속함을 보장하는 허브의 중심처럼 작용하는 ‘Exchange Server’ 환경이 그것입니다. (대표적으로 ‘IBM Domino Server’, ‘Microsoft Exchange Server’, 국내의 경우는 ‘WareBox Exchange Server’ 환경이 있습니다.)
그러나 국내의 그룹웨어 환경을 본다면 이러한 사용자의 기대와는 다른 상황이 나타날 수 있습니다. 왜냐하면 국내의 경우에는 웹을 통한 인프라는 잘 갖추어진 반면, 자동화를 위한 인프라는 상대적으로 취약하기 때문입니다. 특히, 스마트폰의 ‘개방형 플랫폼’에서 기본적으로 제공하는 개인정보 동기화나 전자메일과 같은 서비스를 이용할 수 없는 경우가 대부분이기 때문입니다.
이런 상황이라면 선택 여지가 별로 없어 보입니다. 스마트폰 사용 자체를 포기하던가, 스마트폰 환경을 제공할 수 있는 그룹웨어를 새로이 도입하는 방법일 것입니다. 그러니 그룹웨어의 다양한 기능을 스마트폰의 ‘개방형 플랫폼’을 통해 그룹웨어와 연동시키는 것은 더욱 엄두가 나지 못할 사항입니다.
그렇다면 기존의 그룹웨어를 그대로 활용하며, 동기화 환경을 제공하여 또 한차례의 규모의 성장을 할 수는 없는 것일까요?
‘IBM Domino Server’, ‘Microsoft Exchange Server’가 그 대상이 될 수 있을 것입니다. 그러나 국내의 그룹웨어 환경은 웹 기반이 대부분이기 때문에 통합 솔루션인 이러한 제품의 도입은 “배보다 배꼽이 커진 것처럼 보입니다.” 따라서 이러한 경우라면 기존의 그룹웨어를 포기하고 신규 도입하는 것이 답일 수 있습니다.
만약 신규 도입하는 것이 아니라면 정답은 다양한 클라이언트 환경을 제공하고, 기존의 그룹웨어 환경과 동기화 할 수 있는 솔루션을 찾는 것입니다. 즉, 기존의 그룹웨어 환경과 다양한 클라이언트 환경이 동기화 할 수 있도록 솔루션을 제공하여, 전자메일과 개인정보를 활용할 수 있도록 구성하고, 나아가 게시물을 메일처럼 본다거나 전자결재를 진행할 수 있는 환경을 제공하는 것입니다.
무엇보다 이동통신 환경을 통해 또 한차례의 네트워크 규모의 성장이 가능하다는 것은 의심할 여지가 없습니다. 그러나 이러한 환경의 활성화라는 긍정적인 측면에도 불구하고, 잘 갖추어진 국내 그룹웨어 환경을 포기하고, 외산 그룹웨어로 대체된다면 그 의미는 퇴색될 것입니다. 따라서 위기 의식을 가지고 국내의 그룹웨어 시장도 적극적인 관심을 가져야 할 때입니다.
마지막으로 ‘차세대 그룹웨어’ 환경을 제공하는 통합 제품 이외에도, 기존의 그룹웨어 환경과 스마트폰을 포함한 다양한 클라이언트 환경과의 ‘통합 문제’를 해결할 수 있는 솔루션을 공급하고, 그에 따른 ‘개발 문제’와 현실적인 ‘비용 문제’를 동시에 해결할 수 있도록 공급 정책이 수립되어야 할 것입니다.
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