작년 혁신적인 사용자 경험을 제공하는 아이폰의 폭발적인 관심과 함께 국내에선 스마트폰에 대한 완전한 성장 추세로 접어들고 있다. 그리고 현재까지 개인이 스마트폰 시장을 주도하는 형국에서 점차 기업이 주도하는 형태로 변화하는 조짐을 보이기 시작했다.
기업의 관심 속엔 업무 효율을 높일 수 있다는 기대감이 있기 때문이다. 이런 기대감은 언제 어디서나 네트워크에 접속하여 회사의 업무를 진행할 수 있다는 충분한 검토가 많은 기업에서 이미 이루어진 것이 현실로 나타나고 있기 때문이다.
그리고 ‘모바일 오피스’라는 명칭으로 서서히 그 모습을 나타내고 있다. 그리고 이미 대부분의 스마트폰 사용자 환경 속에는 ‘모바일 오피스’로 활용할 수 있는 기능을 내장하고 있다. 가장 많이 사용되는 ①연락처는 회사의 직원을 검색하여 사용자 정보를 얻을 있고, ②캘린더를 이용하여 회사의 일정을 실시간으로 동기화 시킬 수 있다.
그리고 ③전자메일을 관리하는 3가지 기법이 있다. 우리가 알고 있는 POP3, IMAP4 이외에도 스마트폰에는 ActiveSync 방식으로 전자 메일을 관리할 수 있다. 이런 3가지를 이용하면 전자메일 관리는 물론 전자결재 그리고 게시판을 관리하는 것도 가능하게 된다.
‘아이폰’의 경우 연락처, 캘린더, 전자메일을 가지고 그룹웨어를 구성하는 것에 큰 문제가 없어 보인다. ‘안드로이드’나 ‘윈도우 모바일’도 사정은 다르지 않다. 오히려 ‘윈도우 모바일’의 경우 작업관리가 가능한 기능이 있다. 대부분의 스마트폰에는 이미 우리가 흔히 알고 있는 그룹웨어 기능을 이미 제공하고 있는 것을 확인할 수 있다. 현재 대부분의 스마트폰에는 마이크로소프트에서 라이선스를 제공하는 아웃룩 기능을 제공하고 있기 때문이다.
국내의 경우 삼성 그룹 차원에서 그룹웨어 기능이 제공되는 옴니아 ‘mySingle’의 경우에도 아웃룩 기능이 제공되고 있다. 그러나 전자결재를 별도의 앱을 개발하고 그룹웨어 기능을 한 곳에 모아놓은 방법에서의 차이가 있다. 그러나 이후 ‘윈도우 모바일 7’에서 기능 제공이 가능한지는 현재로선 알 수 없다. 중요한 것은 아이폰을 포함해서 앞으로도 다양해질 스마트폰에서 옴니와와 같은 환경을 제공하기는 어려울 것이다. 왜냐하면 각각의 스마트폰 환경에서 별도의 앱을 개발해야 할 필요성이 발생하기 때문이다.
그렇다면 현재 우리가 많이 사용하는 데스크탑 환경에서는 웹 브라우저를 이용한 그룹웨어를 이용하고 있는데, 왜 스마트폰 환경에서는 크게 활용되지 못하고 있는 것일까?
이유를 들자면 별도의 앱으로 개발되는 것 보다 불편하기 때문이다. 스마트폰은 데스크탑과 달리 휴대하기 간편하지만, 화면이 작고 현재까지 그렇게 빠르지도 않기 때문에 데스크탑과 같은 사용자 환경을 제공하기 어렵다. 따라서 스마트폰에서는 최적화시킨 애플리케이션 개발이 웹 환경에서의 개발 보다는 많을 수 밖에 없는 이유가 되고 있다.
또 다른 이유는 보안문제에 있다. 과거에도 기업의 기간계 업무를 인트라넷으로 구성하여 비교적 폐쇄적인 환경을 지향하며 접근을 제한하여 많은 보안 문제를 해결했다. 그런데 이런 상황이 변해서 스마트폰을 이용해서 어디서나 접근 가능한 환경이 구성되어야 하기 때문이다. 이럴 경우 웹 브라우저를 이용해서 활용하게 된다면, 어느 환경 어디서나 접근 가능할 수 있도록 문을 열어 놓은 상태가 된다. 기업은 적지 않은 보안문제로 현재와는 다른 웹 접근을 고민하고 이에 대처할 수 있는 보안 문제를 마련해야 하는 상황에 직면하게 되었기 때문이다.
기업이 문제 의식을 가져야 할 부분은 ‘모바일 오피스’ 구성을 위해 앞으로 어떻게 대처하여야 하는가?에 있다.
‘모바일 오피스’는 많은 업무환경에서 활용될 수 있기 때문에 현재의 그룹웨어 기능을 충족시킬 수 있는 것으로는 만족할 수 없을 것이다. 따라서 이에 따른 개발이 이루어지게 될 것이다. 그런데 이런 모바일 오피스에 회사 업무 전체를 불필요하게 전부 구성하지는 않을 것이다. 필요한 사람에게 필요한 기능 만을 활용할 수 있도록 제공되는 것이 바람직해 보인다.
예를 들어 인사업무를 위해 채용관리나 보직, 경력, 복무, 고과관리 등이 필요하지는 않다. 다만 조직에 따른 인적 사항을 확인할 수 있으면 유용하게 활용될 수 있다. 마찬가지로 복잡한 회계 업무를 전체를 구성하기 보다는 부재중 발생할 수 있는 결재 처리가 가능한 부분을 구성하거나, 영업사원의 경우 고객에 대한 정보 확인이나 재고 확인과 외부에서도 처리가 가능한 업무 정도가 포함될 수 있을 것이다.
문제는 점차 모바일에서 처리할 수 있는 업무 형태가 다양해지는 경우를 대비하여야 한다. 현재에도 다양해진 스마트폰 모두에 반영시키기란 기업의 입장에서 쉽지 만은 않을 것이다. 그렇다고 정해놓은 스마트폰만을 사용하기를 강요할 수는 없을 것이다. 따라서 ‘모바일 오피스’ 구성을 위한 앱을 포기하고, 웹 애플리케이션 개발을 염두에 두는 기업의 사례가 국내에서 발생하고 있는 현실이다.
그러나 너무 성급하게 서두르지는 않기를 바란다. 당장 내일은 아니겠지만 현재의 상황보다는 개선될 여지가 충분히 남아있기 때문이다. 그것은 RIA(Rich Internet Application)가 ‘모바일 오피스’를 위해서는 한자리를 차지하게 될 수 있기 때문이다. 그리고 현재도 스마트폰 환경에서는 RIA 환경을 제공하기 위한 업체간 물밑 작업들이 진행되고 있다.
현재는 가장 입김이 큰 애플에서 라이선스 문제와 앱스토어가 위축될 수 있는 문제 등으로 다소 난색을 표하는 입장이지만, 기업에서 적극적으로 스마트폰을 활용하게 되고, ‘윈도우 모바일7’이 아이폰의 대항마로 얼마만큼의 영향력을 발휘할 수 있는가에 따라 그 시기와 사정은 좀더 달라질 것으로 생각된다.
