이전 글에서 업체 또는 단체를 구성하는 방법을 알아보았다. 그러나 협업을 진행하기 위한 구성은 아직까지 이루어지지 않은 상태이다. 따라서 '웨어박스 모바일오피스'에서 협업서비스를 선택하면 “업체 단체가 구성되어 있지 않다”는 메시지는 사라졌지만, 빈 화면만 제공될 뿐이다.
협업은 혼자 하는 것은 아니기 때문에 조직과 멤버 구성을 통해 상호 간의 협업을 진행하여야 한다. 웨어박스 협업은 조직이라는 정해진 틀에서 벗어나 동적인 서비스 구성이 가능하도록 하여 협업 효율을 높이도록 한 것이 차별화된 점이다.
'웨어박스'는 관리자뿐 아니라 멤버 구성원 누구나 협업을 구성할 수 있다. 관리자의 역할은 이런 협업 구성이 단체 내에서 필요한지를 판단만 하면 된다. 그렇다고 관리자의 역할을 게을리하면 안된다. 꼭 필요한 조직이나 협업 구성을 하지 말라는 것은 아니기 때문이다.
화면 하단에 [관리자] 표시는 관리자인 경우에만 나타난다. [관리자]를 선택하면 위와 같은 관리자 화면이 나타난다. 관리자 화면에서 [워크그룹 생성하기]를 선택한다. 만약 관리자가 아니라면 어떤 화면이든 하단의 [워크그룹등록]을 선택하면 워크그룹을 구성할 수 있는 화면이 위와 같이 나타난다.
업체 등록 때와 마찬가지로 [워크그룹등록] 시에도 최초 등록자가 해당 워크그룹의 관리자 권한이 주어진다. 이후에 워크그룹 관리자 화면에서 권한 이양이나 타 멤버에서 새로운 권한을 줄 수 있다.(권한에 대한 보다 자세한 내용은 추후 추가하도록 하겠다.)
워크그룹(협업) 구성 방법은 다음과 같다.
1. 먼저 이용약관이 있다. 별것 없으니 읽어보고 동의한다.
2. 해당 업체의 워크그룹을 구성하는 것이니 체크를 한다. (만약 여기에 체크하지 않는다면 새로 만든 워크그룹은 해당 업체 외부에서 만들어지게 된다.)
3. 어떤 종류의 워크그룹을 생성할 것인지 결정해야 한다. (표 참조)
※ 워크그룹의 구성
| 내 용 | |
| 서비스구성 | 워크그룹에 제공되는 서비스를 구성 |
| 디렉터리구성 | 서비스의 카테고리를 형성하고 상위 하위 구조의 디렉터리를 형성하는 것으로 관리자의 결정에 따라 여러개의 디렉터리가 구성될 수 있다. |
| 조직구성 | 체계적인 조직의 구성과 멤버를 구성하며 서비스와 결합할 수 있다. |
4. 상위 그룹을 지정해야 한다.
[그룹검색]을 하면 업체 등록 했을때의 명칭이 나나난다.(업체등록은 이전글 참조)
상위그룹을 지정하기 위해 활빈당을 선택한다. 여기에서 처음으로 워크그룹이나 조직을 구성하기 때문에 업체명만 나타난다. 이후 생성된 워크그룹이나 조직은 트리 형태로 표시되며 워크그룹 생성시 상위그룹을 선택하면 된다.
5. 중복되지 않는 그룹 명을 사용하는 것이 좋다.
6. 정상적인 경우라면 다음페이지로 이동할 수 있다. (계속버튼)
워크그룹을 어떻게 구성할 것인지 결정하였다면 다음 화면이 나타나게 된다.(서비스 구성이나, 조직 구성시 서비스와 같이 제공되는 것이 아니었다면 아래 화면은 나타나지 않는다.)
1. 그룹을 설정할 모드를 선택하여야 한다. (표 참조)
생성할 그룹의 접근 권한이 포함된 5가지 종류와 여러 서비스를 결합하여 특성에 맞는 워크그룹을 누구나 구성할 수 있다.
※ 워크그룹의 종류(그룹모드)
| 내 용 | |
| 프리모드(None) | 모든 구성원이 보고 쓸 수 있는 환경을 제공한다. |
| 공개모드(Public) | 모든 구성원이 볼 수 있지만, 쓰기는 권한을 부여 받은 멤버만으로 제한된다. |
| 회원모드(Protected) |
보호 모드로 회원으로 등록된 멤버만이 접근이 가능하며, |
| 보호모드(Private) |
보호 모드로 회원으로 등록된 사람만이 접근이 가능하며, |
| 보안모드(Secrete) |
보안 모드로 회원으로 등록된 멤버만이 읽고 쓰기가 가능하며, |
2. 서비스와 결합 적용할 기능을 선택할 수 있다.
워크그룹 내에서 결합할 수 있는 서비스는 현재 멤버를 구성할 수 있는 기능과 게시판이 기본적으로 구성된다. 그리고 선택적으로 일정, 공유파일, 소셜북마크, 설문조사, 멤버구성 신청을 받을 수 있도록 구성할 수 있다.
3. 다음페이지로 이동할 수 있다. (계속버튼)
워크그룹 구성을 위한 확인이 남게된다. 새로 생성할 워크그룹의 간단한 설명을 기입니다.
1. 워크그룹이 구성되었다면 [승인요청]한다.
2. 정상적인 워크그룹 등록이 이루어 졌다는 메시지가 나타난다.
3. 메시지를 확인하면 신청했던 워크그룹 화면으로 이동한다.
이제 '웨어박스 모바일오피스'에서 협업을 선택하면 구성된 조직과 워크그룹이 나타날 것이다. 활성화 되어있는(접근 권한이 있는 경우에만 활성화 된다.) 해당 워크그룹을 선택하면 해당 서비스를 이용할 수 있게 된다.
이번 글에선 협업 만들기를 통해 조직이나 서비스를 구성할 수 있었다. 그러나 여전히 협업할 대상이 나타난 것은 아니다. 따라서 다음 글에서 멤버를 추가하고 구성하는 방법을 알아 보도록 하겠다.
