'웨어박스'의 탄생 배경은 정보의 가치에 그 기반을 두고 있다. 특히 그룹웨어는 협업 활동을 위해 정보의 가치가 중요한 경우인데 대부분 현행 그룹웨어는 정보의 전파를 보장하지 못하고 순환이 느린 구조로 정보로서의 가치가 시간이 지날수록 낮아지기 때문에 그룹웨어 모델에서 요구되는 사용 효율을 기대하기 어려운 상황에 직면하고 있다.
'웨어박스'는 이러한 문제점을 해결할 수 있는 방안을 자동화 로직이 구성된 시스템에 기반하여 정보의 전파와 순환을 빠르게 하고, 정보로서의 가치를 높이는 것에 그 탄생 배경을 두고 있다. 이로인해 협업 활동이 효과적으로 증대되며, 사용자 간의 새로운 정보 창출효과가 늘어나게 되어 업무의 효율과 생산성을 높일 수 있게 된다.
왜 그룹웨어 환경에서 정보의 전파가 중요한지 살펴보자!
그룹웨어는 업무효율을 높이고 생산성을 향상시켜야하는 시스템 목표를 두었다.
그런데 현행 그룹웨어 모델은 정보의 전파를 보장하지 못하고 전파의 속도가 낮기 때문에 이러한 시스템 목표를 달성할 수 없기 때문이다.
이것을 해결할 수 있는 방법은 앞에서도 살펴보았지만 정보의 전파를 보장하고 정보를 노출시키는 자동화 모델을 통해서 가능하다.
예를 들어 많은 사람이 포털사이트의 회원으로 가입되어 있다. 메일을 이용하고, 몇개의 카페 회원으로 가입되어 있으며, 블러거로 활동하고 있다. 물론 검색은 기본으로 이용하게 될 것이며 그밖의 서비스도 이용하게 될 것이다.
그런데 이러한 환경에선 웹브라우저 만으론 사용효율을 높일 수 없는 것과 같다. 물론 줄기차게 이곳 저곳을 바쁘게 옮겨다니며 새로운 정보를 확인하면 되겠지만 그런 소모적인 일을 귀찮게 여기는 것은 당연한 일이다.
그렇기 때문에 최근에는 메일을 관리하기 위해 통지 프로그램을 설치하고, 검색을 위해 툴바를 설치하고, 블로그에 올라온 글을 RSS 리더로 확인하고, 실시간 대화를 위해 메신저를 이용한다.
그리고 좀더 적극적인 사람이라면 그룹활동과 같은 카페에 새로올라온 글을 아웃룩과 같은 곳에서 볼수 있다면 좀더 효율적일텐데 하고 생각하는 사람도 있을 것이다.
결국 새로운 정보를 얻을수 있는 자동화 방법을 이용하면 많은 정보를 쉽게 접할 수 있게되고 자신의 활동 또한 적극적으로 변할 수 있게된다.
이런일이 기업의 생산성을 높이기 위해 전반적으로 적용되어야 하는 것은 어쩌면 당연한 일이다.