‘웨어박스 익스체인지’는 ‘MS 익스체인지’와 유사한 역할을 수행하지만 차이점 또한 있다. 먼저 이해를 돕기 위해 서로의 차이점을 간단히 짚고 넘어가도록 하자!
‘MS 익스체인지’는 ‘메일 서버’을 중심으로 일정과 연락처를 관리할 수 있는 메시징 기반의 솔루션이다. 이것을 그룹웨어라 칭하기는 것은 무리가 있기 때문에 마이크로소프트는 ‘SharePoint’와 ‘Live Communications’ 그리고 클라이언트와 웹을 통합한 솔루션을 그룹웨어로 구성할 수 있다. 
이에 반해서 ‘웨어박스 익스체인지’는 협업 활동을 위한 메시징 기반의 솔루션으로 메일서버 그리고 개인정보와 멤버를 관리하는 ‘익스체인지’, 협업을 위한 ’워크그룹’, 실시간 환경의 ’메신저 서버’가 통합된 익스체인지 환경을 제공한다. 그리고 그룹웨어 기능이 하나로 통합된 클라이언트 환경과 웹 환경을 제공한다. 
이들의 차이점은 이후에 좀 더 다루어 질 것이기 때문에 ‘익스체인지 기반’이 그룹웨어 환경에 필요한 이유에 대해서 살펴보도록 하자!
그룹웨어 환경에서 빠지지 않고 등장하는 것이 전자메일이다. 전자메일은 웹 환경에서 ‘웹메일’ 이라는 명칭으로 불리는데, 통신망을 이용하여 정보를 전달하기 위한 방법으로 SMTP를 이용하여 다른 서버로 편지를 보내고 웹을 통해 이를 확인한다. 그리고 클라이언트 환경을 이용한다면 POP3 또는 IMAP를 이용하여 메일을 확인하거나 관리하게 된다.
만약 웹 메일 환경만을 지원하는 그룹웨어를 이용한다면, 사용자는 웹 브라우저를 이용하여 메일을 수시로 확인해야만 한다. 그렇치 않고 지나친다면 때론 업무와 관련된 중요한 메일을 놓치고 마는 일이 발생할 수 있으며, 이는 업무 진행에도 상당한 저해요소로 작용할 수 있을 것이다. 그러나 정작 중요한 것은 이런 모든 것들이 그룹웨어의 기능 대부분에 저해요소로 작용하고 있다는 것이다.
다시말해 그룹웨어는 새로운 정보를 얻고 의견을 창출하여 정보로서 가치있는 것들을 사용자에게 전파하고 협업 활동에 활용하는 것이다. 만약 사용자를 위한 메시징 기반의 빠른 교환 수단이 없는 그룹웨어를 도입한다면 정보로서 가치있는 시점에 정보를 제대로 활용하기 어렵고, 협업 활동을 위한 상호 작용과 신속성의 부재로 생각과 같은 업무 효율과 생산성 향상은 기대하기 어려울 것이다.
그렇기 때문에 최근에는 실시간 커뮤니케이션이 가능한 메신저와 연계하여 그룹웨어를 구성하게 되는데, 이런 이유는 빠른 의사 교환 수단을 이용하여 업무 효율을 높이기 위한 사용자의 불가피한 선택이라 생각된다. 그러나 빠른 의사 교환을 위한 실시간 환경도 중요하지만 대부분의 그룹웨어 기능에 모두 적용되기에는 어렵고,무엇보다 메시지를 관리할 수 있는 체계적인 기능이 부재하기 때문에 한층 진보한 ‘익스체인지 환경’을 제공하는 그룹웨어가 필요한 시점이라는 것에 생각을 맞추어야 할 것이다.
‘웨어박스 익스체인지’에 대해 보다 간단히 정리하면 메시징 기반에서 협업 활동을 위한 기능을 익스체인지 환경에 통합 하였으며, 사용자 간의 신속하고 다양한 커뮤니티 환경을 제공하기 위해 통합된 사용자 환경을 제공하기 때문에 업무 효율과 생산성 향상에 기여하는 그룹웨어 도입 목표를 달성할 수 있다.