국내에 국한된 것은 아니겠지만 그룹웨어를 통해 효율적인 협업 활동이 늘면서 업무 효율을 크게 향상시켰다는 기업은 그리 많지 않은 것 같다. 다시말해 현재의 그룹웨어 모델에 문제점이 있는 것은 아닌지 진단해 볼 시점이다.
인터넷과 함께 웹 기반의 환경이 대중화를 이루게 된 지금 웹의 많은 장점에도 불구하고 인터넷 사용을 위한 사용자 중심의 환경 개선을 요구하게 되는데, 이는 다양한 상호작용과 편리한 인터페이스를 개선 요소로 들고 있으며, 컴퓨터를 이용하는 목적에서도 찾을 수 있는 반복된 일련의 과정과 절차를 자동화 로직으로 구성하여, 사용자에게 편리함과 보다 많은 사용 혜택이 돌아가야 한다는 것에는 공감대를 형성하고 있다.
특히 협업 활동을 통해 업무 효율을 향상 시켜야 하는 기업의 경우에는 그 심각성이 더욱 큰 것이 사실인데, 최근에는 메신저와 연계하여 협업 활동을 구성한 그룹웨어를 접할 수 있는 것은 그나마 다행스러운 일이다. 그러나 이러한 연계는 신속한 의사 교환을 위한 수단을 마련했을 뿐이지 근본적인 해결책을 제시했다고 보기에는 어렵다.
왜냐하면 체계적인 관리와 상호작용 그리고 자동화 로직을 구성하지 못했기 때문에 사용자에게 돌아가는 혜택은 생각보다 크지 못하다는 것에서 그 원인을 찾을 수 있다. 예를 들어 ‘Outlook’을 이용해 ‘메일’을 관리하고 ‘주소록’과 ‘일정’을 관리한다면 사용자는 보다 많은 혜택을 얻을 수 있기 때문이다. 그러나 이들 응용 프로그램들이 통합된 환경에서 상호작용하기 어렵고, ‘웹’을 이용하는 것 처럼 어디서나 이용하기 힘들다는 것과 그룹웨어 기능을 충족시키기 어렵다는 것은 현재 해결되어야 할 과제이다.
‘웨어박스 클라이언트’는 이러한 문제점을 해결할 수 있는 근본적인 해결책을 제시한다. 즉 그룹웨어 기능을 통합된 환경에서 제공하며, 체계적인 관리효과와 다양한 상호작용, 사용 효율을 높인 자동화 로직 구성 그리고 어디에서든 휴대하며 이용할 수 있는 기능을 제공하기 때문이다.
그리고 ‘웨어박스 익스체인지’는 메시지 기반에서 클라이언트와 웹 환경이 동일한 정보를 이용할 수 있도록 동기화를 제공하며, 협업활동과 개인정보 관리 기능을 제공하는 통합된 환경을 제공할 수 있도록 구성된다.
이로인하여 ‘웨어박스’는 업무 효율과 생산성 향상에 기여하는 그룹웨어 시스템 목표를 달성할 수 있다. 즉 표준화된 프로토콜을 기반으로 웹의 시스템적 한계를 보완하고, 클라이언트/서버의 장점을 살려 사용 효율을 높이며, 협업 활동을 위한 통합된 그룹웨어 환경을 제공하기 때문이다.